イジー・フィリップ コマーシャルメッセージ: 現在市場で提供されている中小企業管理システムは実に多岐にわたります。同時に、適切なソフトウェアを選択することは非常に重要な決定です。結局のところ、不適切な選択をしたことが数週間後に判明し、別のアプリケーションに切り替えてチーム全体を最初からトレーニングする必要はありません。では、混雑した市場をナビゲートし、最新のトレンドを追いながら成長するソフトウェアを選択するにはどうすればよいでしょうか?
ビジネスに最適なシステムを選択する方法と、ソフトウェアが満たすべき要件に関するヒントをご覧ください。
中小企業管理システムを使用する理由は何ですか?
企業がエンタープライズ ソフトウェアを使用する必要がある理由はたくさんあります。全社・全チームで組織を整備することが当たり前の大企業に限らず。しかし、中小企業にとっても、このようなビジネス管理ツールは企業プロセスを改善するための強力なツールとなる可能性があります。 これは長期的な企業の競争力の向上と成功につながります。.
おそらく、あなたの会社ではすでにいくつかのツールを使用している状況にあると思います。1 つは請求書発行用、もう 1 つはコミュニケーション用で、Excel でキャッシュフローを管理し、もう 1 つの Excel では顧客リスト、カレンダー、明細書、その他を紙で管理しています。 。このソリューションが少し混沌としていると思われる場合は、ビジネス管理のニーズのほとんどを 1 か所でカバーする、より包括的なシステムを探してください。
中小企業でも会社管理システムを導入すべき主な理由は次のとおりです。
- 効率と生産性の向上: 効果的 企業情報システム プロセスの自動化、手動データ入力またはコピー時のエラーの削減、大幅な時間の節約が可能になります。これにより、従業員の効率と生産性が向上し、企業の業績が向上します。
- より良い時間管理: ビジネス管理システムを使用すると、時間、タスク、プロジェクトの計画と整理が容易になり、従業員が仕事により集中してストレスを軽減できるようになります。
- より効率的な情報共有と管理: 管理情報システムは、データと情報の管理に役立ち、さまざまな部門や従業員間でのデータへのアクセスと共有を向上させます。これにより、従業員間のコラボレーションが向上するだけでなく、すべての重要な文書が 1 か所に集まるため、書類を必死に探し回る必要がなくなります。
- より正確かつ迅速な意思決定: 同社の管理システムは、会社のプロジェクトや活動のステータスに関するリアルタイムの情報を提供し、より迅速でより適切な情報に基づいた意思決定を可能にします。
- コスト削減：中小企業向けの情報システムを使用すると、収入と支出のより適切な計画と管理が可能になり、コストを削減できる領域を特定するのに役立ちます。
企業管理システムにどの機能を求めるべきでしょうか?
オートメーション
ビジネス管理システムでは、反復的なプロセスや単純なアクティビティの自動化を可能にして、反復的なタスクでのエラーや時間の無駄を最小限に抑える必要があります。自動化できること たとえば、定期的な請求書発行、支払いリマインダー、自動電子メール送信、レポート生成が含まれます。 またはテンプレートからタスクやプロジェクトを作成します。これにより、従業員の負担を軽減し、ミスを減らし、作業効率を向上させることができます。
クラウドデータストレージ
クラウド データ ストレージを使用すると、社内でのデータ共有がより簡単かつ安全になり、すべてが 1 か所にまとめられます。また、いつでもどこでもデータにアクセスできるため、作業効率が向上し、迅速な情報交換が可能になります。クラウド データ ストレージは、たとえばチーム メンバーがホーム オフィスで仕事をしているすべての企業にも高く評価されるでしょう。
タスク管理
ビジネス管理ソフトウェアでは、タスクとその期限を簡単に追跡および管理できる必要があります。これには、たとえば、タスクのスケジュールと割り当て、タスクの完了ステータスの追跡、保留中のタスクの通知などが含まれます。これにより、チームメンバーは次のことが可能になります。 仕事をより効率的に分散し、作業負荷を監視し、割り当てられたすべてのタスクを時間通りに完了します.
プロジェクト管理
企業の管理システムは、プロジェクトの進捗状況の計画、調整、監視など、効果的なプロジェクト管理を可能にする必要があります。これには、たとえば、プロジェクトの予算計画、効率性、収益性が含まれます。このようなシステムにより、企業はプロジェクトをより適切に管理し、より良い結果と利益を達成することができます。
理想的には、選択したツールは、プロジェクト、予算、タスクの割り当て、ステータス、進捗状況を明確に視覚化するためのカンバン ボード、ガント チャート、または表形式の概要など、プロジェクトをグラフィカルに表現するための複数のオプションを提供する必要があります。
CRM
ビジネス ソフトウェアには顧客関係管理 (CRM) ツールも含める必要があります。これにより、企業は顧客とより効果的にコミュニケーションをとり、顧客の要件をより適切に管理できるようになります。
単一のビジネス管理プラットフォーム内で CRM をプロジェクト管理、請求書発行、契約管理、キャッシュ フロー計画などの他のプロセスと連携できるシステムであれば、顧客を 360 度の視点から見ることができます。
従業員の仕事量の管理
従業員の作業負荷管理機能は、個々のチーム メンバー間で作業をより効率的に分散し、最適な作業負荷を実現するのに役立ちます。企業情報システムは、時間とタスクが公平に配分され、従業員の能力と仕事のパフォーマンスに応じて適切な負荷が与えられるように、時間とタスクを計画できるようにする必要があります。同時に、そうあるべきです システムは負荷を監視できます そして、必要に応じて、タスクを再配分したり、特定のチームの従業員数を増やしたりするなど、適切な解決策を提供します。それ 生産性と従業員満足度の向上が可能になります、それが会社の長期的な成功に貢献します。
中小企業に最適なソフトウェアを選択するためのヒント
中小企業向けソフトウェアを選択するときは、ニーズを特定し、予算を考慮することが重要です。
また、ソフトウェアの実装と使用の容易さ、他のシステムやソフトウェアとの統合機能、モバイル アプリケーション、機能の複雑さも考慮してください。
1. ニーズを特定します。
適切なソフトウェアを探し始める前に、ビジネスを管理するためにどのような機能が必要かを検討してください。
ソフトウェアの中には、特定の業界に特化した機能を提供するものと、汎用的でさまざまな業界のニーズに適応できるものがあることに留意してください。
2. ソフトウェアのインストールと使用が簡単:
新しいソフトウェアをビジネスにどれだけ早く導入できるか、またその使いやすさを検討してください。
直感的なインターフェイスと簡単なセットアップを備えたソフトウェアを見つけると、時間を節約し、従業員のトレーニングを最小限に抑えることができます。理想的には、ソフトウェアには、トレーニングに役立つオンライン チュートリアルとトレーニング ビデオが用意されているか、社内でのシステムの導入について相談できるコンサルティングが提供されています。
3. 財務管理機能を備えたソリューション:
財務管理機能を備えたより高度なソフトウェア ソリューションは、中小企業の財務業務の追跡と管理に役立ちます。これにより、現時点および近い将来の収入と支出、または予算の達成状況の概要がわかります。今後数カ月間のキャッシュ フローの推移、プロジェクトの収益性、会社内で資金が不必要に漏れている弱点を予測できます。
4. 他のシステムやソフトウェアとの統合の可能性:
他にどのようなソフトウェアを使用しているか、また新しいソフトウェアに互換性があるかどうか、また他のシステムと簡単に統合できるかどうかを検討してください。したがって、アクセス可能なプログラマブル インターフェイス (API) が重要です。 Make は、高度な統合と自動化を可能にする人気の統合プラットフォームでもあります。
データのインポートおよびエクスポート機能を備えたソフトウェアを探すと、作業が容易になり、手動でのデータ入力を最小限に抑えることができます。
5. 予算を考慮してください。
ソフトウェアを選択するときは、予算を考慮し、ニーズを満たし、ビジネスにとって手頃な価格のソリューションを見つけるようにしてください。
見積もりを比較するときは注意し、追加機能が高い価格に見合う価値があるかどうかを検討してください。無料体験版は当然のことでしょう。
6. モバイル アプリケーションには次のものが含まれます。
ビジネス管理システムのモバイル バージョンを利用できるため、現在の場所や設備に関係なく、あなたとその従業員は外出先でも接続を維持し、応答することができます。これは、ハイブリッドおよびリモートのチームとアクティビティを管理する場合に特に重要です。
モバイル アプリケーションは使いやすく、さまざまなオペレーティング システムで利用できる必要があることに留意してください。
7. 包括的なレポート機能:
包括的なレポート機能を備えたソフトウェア ソリューションは、中小企業が業績を監視および分析し、活動、プロジェクト、キャンペーンの有効性を監視して、新たな状況に柔軟に対応できるようにするのに役立ちます。
理想的には、貴社のソフトウェア 財務パフォーマンスに関する貴重な洞察を提供します、プロジェクトとタスクの進捗状況、従業員の能力と活用状況など。さらに、高度なソリューションを使用すると、独自のグラフィック レポートを作成し、データの集計と並べ替えのさまざまな基準を設定できます。
8. コンポーネントの通信機能:
チャット ツールやファイル共有などのコミュニケーション機能を備えたソフトウェアを探すと、企業が内部コミュニケーションを効果的に管理できるようになります。
また、ビデオ通話などの他のコミュニケーション ツールと統合できるソフトウェアを探すと、チームのコラボレーションが容易になります。
すでに選択されていますか?
中小企業の経営者として、私たちは対処しなければならないことがたくさんあり、すべてをまとめるのは簡単ではないことがよくあります。ビジネスを管理するための適切なソフトウェア ソリューションは、競合他社に対して大きな優位性をもたらします。注文とタスクとその期限、顧客と顧客とのコミュニケーション、キャッシュ フローと個々のチーム メンバーの作業負荷など、突然概要がわかるようになります。付加価値の低い反復的なタスクに費やす時間を大幅に節約できます。代わりに、ビジネスを前進させるイノベーションとソリューションにエネルギーを集中できます。
著者: Caflou - 中小企業向けオールインワン管理システム
Caflou は、会社全体と財務を効果的に管理するのに役立ちます。これにより、キャッシュ フローを監視し、将来の展開を予測することができます。ルーチンワークを排除し、エラー率を減らし、チームワークを向上させ、会社の業績を向上させます。すべてが 1 か所にまとめられています。どこからでも、そしてお手頃な価格で。
